Dies und Das im HR Bereich

Im häufiger kommt es im Buroalltag vor, dass Stellen nur mit einer Fachkraft besetzt sind. Auch dieser stehen Urlaubstage zu, die sorgfältig vorbereitet werden müssen.

Frage hierzu sind:
1. Wem kann ich in meiner Abwesenheit Telefon und wichtige Pendenzen anvertrauen? Wie formuliere ich meine Abwesenheitsnotiz in Outlook?
2. Wem muss ich alles mitteilen, wer meine Urlaubsvertretung ist?
3. Wie viel Zeit muss ich einplanen um eine ordentliche Übergabe zu machen? Ist mein Stellvertreter zu diesem Zeitpunkt auch gesprächsbereit?
4. Sind die Vorgänge so sortiert und aufbereitet, dass jemand "Fremdes" sich sofort zu recht findet?
5. Sensible Daten sind sicher verschlossen?
6. Ich gebe strikte Anweisungen wie und durch wen meine Post geöffnet werden darf.
7. Plane mir auch gleich Zeit für ein follow up am 1. Arbeitstag ein.
8. Wie definiert sich der Notfall, das man mich im Urlaub anspricht?

Jeder hat das selber schon erlebt. Man kommt aus dem Urlaub, sichtet grob die Unterlagen auf dem Schreibtisch und bleibt beim Kaffee holen in jedem Büro eben hängen. Hinterher fühlt man sich wieder top informiert über dies und das im Unternehmensalltag.

Aber VORSICHT: hier lauern Gefahren... Denn das was man jetzt eben gerade erfahren hat, ist die Subjektive Einschätzung und Meinung von Kollegen und hat in der Regel wenig bis gar nichts verbindliches in der Aussage.

Deshalb: nicht hängen bleiben, sondern am ersten Arbeitstag ein kurzes Meeting einberufen... Jeder sagt, wo er in welchem Projekt wie steht und woran das er gerade arbeitet. Allgemeine Informationen können so weiter gegeben werden und es besteht die Möglichkeit Schriftstücke die in der Post waren gleich in die richtigen Informationskanäle zu legen. Jeder sollte max. 5 Minuten Redezeit haben und danach löst sich die Runde auch wieder auf.

Das ist eine Möglichkeit effektiv und professionell mit dem Büroalltag auf gleicher Höhe zu kommen!